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Videokonferenz

Es ist allgemein bekannt, dass Videokonferenzen bei Geschäftsreisen sparen helfen und den Managern viel Zeit ersparen. Damit aber Videokonferenzen erfolgreich abgewickelt werden können, sind einige Voraussetzungen zu schaffen.

Räumlichkeiten:
- der Hintergrund hinter den Personen, die an der Sitzung teilnehmen werden, ist wichtig. Kein Gang, durch den Leute während der Sitzung gehen können, keine Fenster oder sonstige spiegelnde Flächen, möglichst ruhige mittlere Grau- oder Blau-Töne, kein unruhiges Muster
- alle Personen sollen frontal zur Kamera sitzen (in einer Reihe oder V-Form
- angenehmes, warmes Licht, das keine Schlagschatten wirft (kein Schatten unter Nase und Kinn)
- ruhige, angenehme Tisch-Oberfläche (Holz oder Filz)

Hard-Ware:
- die Kamera sollte seitlich neben dem Bildschirm (Flatscreen oder Projektionswand), möglichst in der vertikalen Mitte des Mediums plaziert sein (ist die Kamera unter der Projektionsfläche positioniert, so sieht die Kamera in die Nasenlöcher!)
- das gemeinsame Grenzflächen-Mikrofon ist mittig, zwischen den Teilnehmern, gelegen (entweder am Tisch oder an der Decke)
- das Video-Konferenz-System muss über mindestens 3 besser 4 ISDN-Leitungen verfügen
- das Video-Konferenz-System sollte
- das eigene und das Fremdbild nebeneinander darstellen können
- die Einspielung von Computer- und Video-Inhalten ermöglichen
- die wichtigsten Normen von Video-Konferenz-Systemen erfüllen
- Entscheidung, ob mit einer externen Stelle (Point-to-Point) oder mit mehreren Stellen (Multipoint) konferiert werden soll
- eine Dokumentenkamera sollte vorhanden und angeschlossen sein. Mit ihr können den fernen Teilnehmern gezeigt werden:
- handschriftliche Notizen und Zeichnungen
- undurchsichtige, 3-dimensionale Gegenstände (Prospekte, Bücher, Muster, Modelle etc.)

Vorbereitung der Sitzung:
- rechtzeitige Einladung an
- ferne Teilnehmer
- eigene Teilnehmer
- Wissen der Einwahlnummern
- Kommunizieren an alle fernen und eigenen Teilnehmer: Inhalt und Länge der Sitzung
- Bereitlegen aller Unterlagen, die für die Konferenz wichtig sein können
- Sicherstellen, dass alle Leute während der Sitzung bereit und erreichbar sind, von denen zusätzkliche Auskünfte eingeholt werden könnten (Assistenten, Service-Kräfte etc.)

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